Si vous utilisez déjà un bon logiciel de comptabilité tel que Xero, avez-vous vraiment besoin d'un logiciel de facturation par abonnement tel que Recurly, Zuora, CheddarGetter, etc.?

Tym Lawrence

Tym Lawrence, Je travaille chez Zuora en tant qu’ingénieur commercial senior

Mise à jour il y a 176w

La vérité est que votre logiciel de comptabilité est excellent en tant que grand livre, mais il ne peut pas gérer une véritable entreprise de souscription d’une complexité ou d’une taille réelle. Voici pourquoi..

(Divulgation complète: je travaille pour Zuora.)

Les limites du logiciel de comptabilité

La plupart des logiciels de comptabilité / ERP auront du mal à faire pour une entreprise par abonnement.

Le logiciel de comptabilité n'est pas conçu pour gérer un catalogue de produits basé sur un forfait capable de gérer les différentes manières de facturer un abonnement au fil du temps. Par exemple:

  • Pouvez-vous configurer plusieurs frais récurrents à l'avance, mensuels, trimestriels ou annuels, basés sur une unité de mesure arbitraire (par exemple, par utilisateur, par Go transféré ou même par dollar dépensé)? Que faire si les frais deviennent moins chers plus vous souscrivez, dans un modèle en volume ou à plusieurs niveaux?
  • Pouvez-vous donner à vos clients une indemnité incluse (par exemple, un transfert 10Gb par mois) et les facturer uniquement, à terme échu, si leur utilisation réelle les dépasse au cours de la période définie?
  • Pouvez-vous gérer des réductions en pourcentage ou fixes qui peuvent être appliquées pendant une durée limitée (par exemple,% de réduction 20 pour les mois 3), afin de proposer facilement des promotions et des essais gratuits?

De plus, la plupart des logiciels comptables ne sont pas conçus pour mettre à jour les prix et les packages sur plusieurs canaux de vente - Web, mobile, CRM - en temps réel. Les logiciels de comptabilité ne peuvent généralement pas prendre en charge l'accès aux API à volume élevé nécessaire pour créer un site Web public sur lequel les utilisateurs peuvent s'inscrire ou gérer leurs abonnements.

Sur ce point, si vous avez des commerciaux qui utilisent un système de gestion de la relation client tel que Salesforce, vous aurez besoin d'un moyen de générer des devis et de prendre des commandes pour les produits d'abonnement dans le système CRM. Malheureusement, à l'instar des progiciels de comptabilité, le catalogue de produits Salesforce natif n'est pas non plus conçu pour les plans basés sur le temps. Vous pouvez donc rencontrer des difficultés ici.

Une fois que vous avez pris la commande, la plupart des logiciels de comptabilité peuvent générer une facture. Mais peut-il générer et envoyer par courrier électronique des millions de factures PDF par mois? Votre équipe marketing peut-elle gérer la conception du modèle de facture et modifier les messages marketing sur la facture? Après tout, votre facture habituelle est l’un des points clés de votre relation client.

Envoyer la facture est une chose, mais une entreprise vit ou meurt de par sa trésorerie. Il est vrai que les logiciels de comptabilité peuvent généralement enregistrer les paiements reçus sur un compte bancaire et parfois se connecter à une passerelle de paiement pour automatiser les paiements par carte de crédit. Cependant, il est rare que les fournisseurs de solutions comptables et ERP certifient leurs logiciels et leur infrastructure avec la conformité à la norme PCI DSS 1 ou avec le SSAE 16 Type II SOC (une amélioration de la norme SAS 2 Type II). En effet, la plupart des logiciels de comptabilité ne sont pas conçus pour stocker les informations de carte de crédit de votre client. Ils sont plutôt transmis à la passerelle de paiement, telle que Stripe, Braintree ou IP Payments. Le problème avec cette approche est qu’il est très difficile de modifier ou d’ajouter des passerelles lorsque vous obtenez un meilleur accord ou que vous avez besoin de vous développer à l’international. De plus, la plupart des logiciels de comptabilité ne prennent pas en charge d’autres méthodes de paiement telles que le prélèvement automatique en Australie / Nouvelle-Zélande, ACH aux États-Unis ou SEPA en Europe, ainsi que les portefeuilles électroniques tels que Paypal ou Google Wallet.

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Alors pourquoi ces limites existent-elles?

Tout sur les relations dans le temps

Tous les systèmes comptables existants à l'heure actuelle, de Xero aux plus grandes plates-formes ERP, sont construits autour des règles de la comptabilité en partie double. La comptabilité en partie double est la pierre angulaire de la comptabilité depuis les années 500 et a été codifiée dans les principes comptables généralement reconnus (PCGR).
Cependant, beaucoup de choses ont changé au cours de ces années 500. L'un des changements les plus importants est que les modèles commerciaux ont changé.

En termes simples: les clients choisissent de souscrire à des produits et services plutôt que de les acheter directement. C'est le passer à l'économie d'abonnement.

Une entreprise «d'économie d'abonnement» est fondamentalement différente d'une entreprise «d'économie de produit» transactionnelle standard, car il s'agit d'une activité monétisée. relation au fil du temps.

Ceci explique pourquoi le logiciel de Zuora fait partie d’une nouvelle catégorie appelée Gestion des relations d'affaires (RBM), qui est plus large que la simple facturation par abonnement.

Dans une entreprise de souscription, plutôt que de vendre des unités uniques, vous avez des revenus récurrents à long terme sur plusieurs années. Au lieu d'avoir des produits fixes, basés sur le SKU, vous devez disposer d'offres plus flexibles, basées sur un plan, pouvant être composées de différentes éditions avec différentes fréquences de facturation (par exemple, l'édition Silver payée annuellement).

Malheureusement, il n'est pas possible d'ajouter la notion de relation basée sur le temps centrée sur le client dans les systèmes de comptabilité, ERP ou de commerce électronique traditionnels, car le modèle objet est fondamentalement différent. C'est pourquoi des systèmes tels que Xero, SAP, Oracle et même Netsuite ont tant de problèmes avec les véritables entreprises d'abonnement basées sur des relations.

Qu'en est-il des comptables et des finances?

Les entreprises de souscription défient la comptabilité traditionnelle

Comme indiqué ci-dessus, les systèmes de comptabilité et ERP ont été conçus pour une économie de produit transactionnelle dans laquelle une commande donne généralement lieu à une facture, un paiement. Dans ce modèle, l'approche était simple:

  1. Vous construisez un widget
  2. Vous vendez, facturez et collectez l'argent du widget
  3. Vous reconnaissez le revenu gagné pour le widget

Dans une entreprise d'économie par abonnement, une seule commande entraîne plusieurs calendriers de facturation, plusieurs événements de collecte et plusieurs calendriers de revenus. En effet, la reconnaissance des revenus récurrents pour les services d'abonnement est dix fois plus difficile que pour une entreprise basée sur une transaction ponctuelle. Le directeur financier de Zuora reconnu cela et a déclaré:

«Vous devez gérer des changements complexes pouvant créer un chaos dans les processus en aval, tels que les annulations d'abonnement en milieu de mois pouvant entraîner des crédits ou des remboursements, ce qui a un impact sur la comptabilisation des produits.»

C'est pourquoi un système de gestion des relations commerciales vous permet de définir différentes règles de comptabilisation des produits et de les utiliser pour allouer automatiquement des produits différés et gagnés au fil du temps, tout en gérant automatiquement les modifications apportées par la mise à niveau et le déclassement des personnes.

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De plus, comme les entreprises par abonnement fonctionnent avec un modèle fondamentalement différent des entreprises traditionnelles avec une économie de produit, vous avez besoin d'un ensemble différent d'indicateurs axés sur le client et tournés vers l'avenir. Par exemple, vous devriez pouvoir suivre et générer des rapports sur le nombre total de clients actifs et le nombre total d'abonnements actifs, les revenus récurrents mensuels, la valeur totale des contrats, les réservations, la facturation, les recouvrements, les renouvellements, le désabonnement, etc. Ce sont les paramètres critiques dont vous avez besoin pour exécuter une entreprise d'abonnement et les logiciels de comptabilité ne peuvent généralement pas les fournir.

Toutefois, vous devez toujours établir le bilan et le compte de résultat mensuels, raison pour laquelle un système de gestion des relations commerciales agit comme un grand livre auxiliaire des comptes à recevoir qui peut transformer vos métriques de souscription centrées sur le client, qui évoluent régulièrement et à l'avenir, en des écritures au journal. . Ces écritures au journal contiennent les débits et les crédits conformes aux normes GAAP, qui peuvent être directement saisis dans votre système de comptabilité ou ERP.

J'espère que tout cela a contribué à expliquer pourquoi votre logiciel de comptabilité est toujours excellent comme grand livre, mais vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'il soit capable de gérer complètement une entreprise d'abonnement, quelle que soit sa taille ou sa complexité.

Michael Tan

Michael Tan, Je suis le directeur des finances d’Unbounce et ancien contrôleur chez Hootsuite.

Répondu il y a 114w

J'AIME XERO. Sérieusement, il s’agit de la meilleure solution de comptabilité sur le marché et extrêmement robuste.

Tout ce que Quickbooks peut faire, Xero peut généralement faire mieux.
Si vous êtes un PME, vous devez absolument utiliser Xero.

Tout ce que Xero ne peut pas faire en mode natif, il existe un partenaire complémentaire qui peut généralement couvrir les bases.

Auparavant, Xero disposait de quelques autres angles morts qui le limitaient au S dans les PME, mais grâce à une innovation continue en termes de fonctionnalités et d’intégrations de partenaires, il peut couvrir le M dans les PME de manière significative et peut constituer un sérieux adversaire face aux options coûteuses d’Enterprise telles que Netsuite, Great Plains et Dynamics.

Chez Unbounce, nous utilisons Recurly, et chez Hootsuite, nous utilisions auparavant Aria. J'ai aussi entendu de très bonnes choses à propos de Zuora. Chacun a ses particularités, mais ils se concentrent tous sur une chose, la facturation récurrente.

Xero n'effectue pas la facturation récurrente de manière native. Vous devez donc impérativement utiliser une solution de facturation récurrente 3rd.

Si vous êtes sur Xero (pourquoi ne le seriez-vous pas?), Je vous conseillerais donc de jeter un coup d'œil à l'intégration de Stripe. Le recurly<>L'intégration Xero ne fonctionne pas pour notre entreprise à l'heure actuelle et peut nécessiter une intégration personnalisée à l'avenir.

Bonne chance!

Wray Rives

Wray Rives, CPA CGMA

Répondu il y a 176w · L'auteur dispose de réponses 5.3k et de vues de réponses 5m

J'utilise Xero pour la comptabilité générale et Freshbooks pour la facturation. Freshbooks fait des choses que Xero ne fait pas ou ne fait pas aussi bien, telles que la facturation récurrente, la facturation automatique, le rappel automatique des factures en retard et le suivi du temps. Pour moi personnellement, ces fonctionnalités ajoutées qui me permettent de simplifier ma facturation et de gagner du temps valent bien le prix de l’abonnement pour Freshbooks. Freshbooks a une API qui fonctionne bien avec Xero, je ne double donc pas la nouvelle activité de facturation.

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Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un logiciel de facturation distinct, mais dans certains cas, la facturation est une activité importante ou qui prend du temps, un logiciel de facturation est donc logique. Pensez à vous en tant que charpentier. La plupart des charpentiers peuvent faire leur travail avec un marteau et une scie, mais selon le type de travail de menuiserie que vous faites, il peut être agréable de disposer d'un ruban à mesurer, d'un niveau, d'un chevalet, d'un levier et d'une ponceuse pour faciliter le travail. Du point de vue des entreprises, un logiciel n’est qu’un outil. Si cet outil facilite le travail, vous devriez envisager de l’acheter.

Shivani Awasthi

Shivani Awasthi, Passionné de technologie

Répondu il y a 109w

Oui, vous avez certainement besoin d'un logiciel de facturation par abonnement en plus de votre logiciel de comptabilité habituel tel que Xero. Ce n’est pas que Xero n’est pas bon, mais un logiciel de facturation par abonnement possède ses propres avantages. Surtout si vous avez besoin d’automatiser votre service et vos processus, vous devriez opter pour plateforme de gestion de facturation récurrente comme Recurly, ou Zuora et beaucoup d'autres.

Vous devriez opter pour un logiciel de facturation par abonnement capable de s'intégrer à votre logiciel de gestion comptable existant, afin de pouvoir tirer parti des deux. Un de ces logiciels que j'ai rencontré est RackNap, qui offre des solutions à tous vos processus d'entreprise et s'intègre également à votre logiciel de comptabilité existant. Vous pouvez savoir à ce sujet ici: http://www.racknap.com/

Mélanie Shoemaker

Mélanie Shoemaker

Répondu il y a 175w

Total Office Manager d'Aptora est une solution de comptabilité d'entreprise qui constitue également une solution tout-en-un de gestion d'entreprise. Ils desservent le secteur des services mais ont de nombreux clients d’autres secteurs. Si votre logiciel de comptabilité limite les opérations de votre entreprise, consultez http://www.aptora.com/software/s...

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