Quels sont les défis rencontrés par les comptables de restaurant?

Gia Glad

Gia Glad, Conseiller en développement des affaires chez Cogneesol (2014-present)

Mise à jour il y a 17w · L'auteur dispose de réponses 113 et de vues de réponses 39.8k

Rester calme pendant la précipitation du dîner, créer l'assiette parfaite et garder les clients heureux - le secteur de la restauration est difficile, mais les défis de ce type alimentent votre motivation.

Même si vous avez embauché un comptable interne, il est essentiel que les restaurateurs gardent un œil sur les chiffres pour générer des bénéfices.

Les comptables doivent faire face à de nombreux défis pour gérer les livres de restaurants:

  • Gestion des stocks- Le suivi des stocks est crucial pour contrôler les coûts alimentaires du restaurant et réduire les déchets. Mais la gestion des stocks au quotidien est le plus gros défi pour les comptables car elle est liée à tout, de la planification de votre menu à la détermination du nombre d'invités que vous pouvez nourrir.
  • Dépenses de paie- Dans une entreprise de restauration, la demande des employés est bien plus importante! Des serveurs au chef de cuisine en passant par le nettoyeur et les gestionnaires, le traitement des dépenses salariales augmente le fardeau des comptables.
  • Prix ​​du menu- La tarification des menus est un processus fastidieux, car elle nécessite de calculer votre bénéfice brut, vos dépenses, le coût de la nourriture, le contrôle des portions, etc.
  • La taxe de vente- La taxe de vente fluctue également à mesure que la réglementation gouvernementale évolue. Il est donc difficile pour les comptables de suivre l'évolution de la taxe de vente. De nombreux comptables n’ont pas de numéro d’identification fiscale (PTIN), si cela est également le cas avec votre comptable, vous pouvez sous-traiter votre la préparation des déclarations d'impôt.
  • Budgétisation- La restauration nécessite un budget chaque année pour suivre les dépenses et analyser les articles qui consomment le plus d'argent. Les comptables doivent donc prendre en compte le coût de revient, le revenu contrôlable et le revenu net pour préparer un budget de fonctionnement hebdomadaire.
  • Dépréciation- L’achat de matériel de restaurant est généralement coûteux. Selon la National Restaurant Association, les restaurateurs rénovent, modernisent ou rénovent tous les six à huit ans. Il est donc utile de déprécier la valeur de chaque équipement sur une longue période.
  • Logiciel de comptabilité- Un certain nombre de logiciels ont été introduits sur le marché pour simplifier les procédures comptables. Mais même cela devient un défi pour les comptables car ils ont besoin d'apprendre ces logiciels et de suivre le rythme de chaque mise à jour du logiciel.
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Joseph Comfort

Joseph Comfort, VP des opérations de restauration / Ancien chef à Washington, DC.

Répondu il y a 27w

Je dois diviser votre question en deux parties: les comptables (CPA) et les commis comptables légers ont des domaines de préoccupation différents et des défis différents lorsqu'ils travaillent dans / avec des restaurants.

Les comptables auront beaucoup de défis en matière de ressources humaines, de traitement des taxes et des pourboires. Roulement, ajout et suppression d’employés de la liste de paie et suivi de la mise à jour des W-4, de l’enregistrement de l’impôt sur le revenu, des 1099 (pour les sous-traitants, par exemple: artistes de la musique) et des formulaires d’immigration I-9. Ces formulaires sont faciles à examiner dans la précipitation d’embaucher un employé ou de faire payer un entrepreneur. À la fin de l’année d’imposition, il est toutefois difficile de retrouver les informations.

Il y a trois ans, mon comptable n'a pas réussi à collecter des SSN ou des EIN sur des sous-traitants 12. Le retard dans le dépôt avait une amende attachée à chaque entrepreneur et un intérêt résultant en plus de $ 3K en sommes dus à l'IRS, tous parce que les SSN / EIN pour les musiciens jouant dans le restaurant n'ont pas été collectés.

La précision d'I-9 ne doit pas être manipulée et doit être mise à jour chaque année. Je ne suis pas d'accord avec cela car les chefs de petites entreprises se sont portés volontaires pour servir d'agents ICE. Les formulaires d’immigration frauduleux sont évidemment illégaux à préparer et à soumettre, mais les inexactitudes ou la non vérification de l’authenticité des informations soumises sur un compte I-9 peuvent faire l’objet d’une amende pouvant aller jusqu’à X $ 20K.

Les pourboires sont une autre difficulté. J'ai choisi de rationaliser ce processus en payant les gratifications de la carte de crédit des serveurs, une fois par semaine, PAR VÉRIFICATION, par rapport aux rapports de vente hebdomadaires et aux rapports de pourboires CC. Nous ne distribuons pas d'argent pour les pourboires de cartes de crédit de nos serveurs. Je ne suis pas un guichet automatique et nous conservons beaucoup moins d’argent en conséquence. Au fil du temps, près de $ 50K m'a été volé par un comptable peu scrupuleux qui conservait les dépôts en espèces quotidiens et payait les pourboires sous forme de chèque. Nous avons maintenant de meilleurs systèmes en place pour garantir que l'argent parvienne à la banque.

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Enfin, les comptables peuvent être embourbés avec des collections ordonnées par le tribunal. Triez ceci du mieux possible dans le processus d'entrevue sans violer les droits de quelqu'un. Trouvez des employés responsables qui peuvent payer leurs contraventions de stationnement, leurs frais de justice et leur pension alimentaire. La gestion des affaires de vos employés devant les tribunaux est un coût administratif que vous devez supporter. Couper un seul chèque nous coûte 11 + en frais administratifs.

Perception des taxes - assurez-vous que vos taxes sont correctement calculées sur tous les articles taxables de votre système de point de vente et assurez-vous qu'elles sont payées à temps. Les pénalités et les intérêts sur les paiements d'impôts en retard sont généralement supérieurs de 10% et doivent être évités à tout prix. Cela dit, ne renvoyez JAMAIS de chèque à l'homme des impôts, vous ferez des économies pour les paiements d'ACH ou pire le mois prochain.

UTILISER QUICKBOOKS ONLINE - Gardez tout le monde au courant de ce qui se passe. Assurez la saisie en temps voulu des factures et des ventes - tout est fait automatiquement et synchronisé avec la banque. Laissons toutes les parties VOIR ce que le PROPRIÉTAIRE, LE CONSERVATEUR et le CPA voient et communiquent.

POUR LE COMPTABLE -

Comprenez ce que le propriétaire veut et ce dont il est capable. Soumet-il une facturation et des ventes précises? Si oui, vous pouvez lui donner des données financières précises. S'il ne se soucie pas des états financiers exacts et que les livres sont encombrés tous les mois, considérez qu'il a peut-être besoin d'une meilleure comptabilité.

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Évaluez la compétence du comptable pour le propriétaire. Si le responsable des comptes n’est pas compétent, proposez au propriétaire des exemples de pratiques comptables optimales. La mauvaise tenue des dossiers coûtera au propriétaire plus de frais de CPA à corriger qu’à économiser, en utilisant un commis aux comptes faible.

Ne supposez PAS que le comptable est honnête et que tout ce qui lui est dit doit être COPIÉ au propriétaire. Gardez les conversations avec le PROPRIÉTAIRE séparées du RÉSERVATEUR ET laissez le PROPRIÉTAIRE copier les autres parties à son choix.

Assurez-vous que le propriétaire peut respecter les délais, l'informer des pénalités pour manquement, ne travaillez pas trois fois pour rattraper une documentation de mauvaise qualité.

J'espère que cela aide à répondre à votre question.

Robert Zilch

Robert Zilch, Spécialiste de la conformité fiscale

Répondu il y a 27w · L'auteur dispose de réponses 134 et de vues de réponses 38.9k

Comme pour toute comptabilité, vous avez besoin de bons chiffres honnêtes pour commencer. Vous traitez avec des déchets alimentaires, des employés en pourboire, des produits volés et d’autres pertes qui ne sont pas faciles à quantifier si le propriétaire / la direction ne tient pas de bons registres.

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